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BBL_Homeoffice: psychologische Auswirkungen (3)
New Work definiert Arbeit neu
Schon Homeoffice allein kann Hierarchien sprengen. Gepaart mit neuen Arbeitsformen entsteht eine andere Philosophie, die auf Flexibilität, Austausch und Kooperation setzt. Auch Fehler sind erlaubt. Erste Sparkassen sind damit erfolgreich.

Der Ausdruck New Work geht auf die Ideen von Frithjof Bergmann zurück, einen US-amerikanischen Sozialphilosophen, der ihn schon Mitte der 1970er-Jahre geprägt hat. Ihm ging es seinerzeit um mehr Selbstständigkeit und Selbstentfaltung im Arbeitsumfeld.

Wirklich aufgenommen und umgesetzt worden sind seine Ideen vermehrt seit der Jahrtausendwende. Die Digitalisierung mit ihren vielen Möglich­keiten und die Individualisierung mit ihren vielen Wünschen gelten als Haupt­­­triebfedern für die Veränderung.

Die „Komplexer-schneller-flexi­bler“-Veränderungen in unserer Gesell­schaft erfordern und ermöglichen ande­res Arbeiten.

New Work umfasst viele Veränderungen: von den Organisationsstruk­turen bis zu den Formen der Zusammenarbeit (zum Beispiel gemischte Teams, dynamische Rollen, andere Arbeitsumfelder, flexible Zeiten und Orte). Agi­les Arbeiten soll Unternehmen in die Lage versetzen, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Dazu braucht es agile Metho­den (Stichwort: Design Thinking), um das Arbeiten generell und die gute alte Projektarbeit insbesondere dynamischer und flexibler und damit erfolgreicher zu gestalten.

Mehr Vorsprung durch richtige Methoden

Auch Sparkassen brauchen künftig eine andere Art zu arbeiten. Trans­parenz, Flexibilität und Offenheit für Experimente sind ein Schlüssel zum Erfolg angesichts der vielen, immer schneller und komplexer werdenden Veränderungen, im Unternehmen und im gesellschaftlichen Umfeld.

Agiles Handeln bedeutet, Veränderungen zu erkennen und schnell zu handeln – innovativ und lernfähig. Innovation gelingt am besten durch den gezielten Bruch mit Routinen und die Anwendung neuer Methoden. Techniken agilen Arbeitens sind ein zentrales Element. Sie kommen aus der Software-Entwicklung: Ziel ist, den absoluten Aufwand möglichst gering zu halten und dazu maximal flexibel und ergebnisorientiert zu arbeiten. Das bedingt ein hohes Maß an Abstimmung intern und mit dem Auftraggeber.

Anders arbeiten bedeutet, Eigensteuerung und Kooperation in den Vor­der­­grund zu stellen. Mit den richtigen Methoden geht das besser. Dazu gehören:

  • Rotation Days;
  • ShipItDays;
  • Brown Bag Meetings;
  • Working Out Loud-Circle.

Rotation Days: In anderen Teams mitarbeiten

Ziel dieser Methode ist es, andere Bereiche und Methoden kennen- und besser verstehen zu lernen. Nicht zu verwechseln mit der „Job Rotation“, denn da wird längere Zeit in einem anderen Aufgabenfeld gearbeitet.

Ein „Rotation Day“ ist mehr als ein Besuch in einem anderen Team. Es ist tatsächlich ein Tag, an dem Sie in einem anderen Team mitarbeiten. Das geht nur dann, wenn ein solcher Tag auch gut vorbereitet worden ist: Was „können-wollen-werden“ Sie tun? Was wollen Sie gemeinsam mit dem Gastgeber „lernen-verstehen-erreichen“? Am Ende des Tages steht eine Manöverkritik: Was verstehe ich jetzt anders oder besser von Aufgaben und vom Handeln der Kollegen?

Genauso stellt sich das aufnehmende Team den Anregungen des Gasts: „Warum macht Ihr das so?“ – „Achtet doch vermehrt auf…!“. So lassen sich Grenzen zwischen unterschiedlichen Teams aufweichen – vom besseren Verstehen bis zum besseren Machen.

Rotation Days können auch Führungskräften helfen, manches besser zu verstehen. „Undercover Boss“ von RTL[1] ist ein Fernsehformat, in dem ein Firmenchef (unerkannt) für eine Woche in die Rolle eines „normalen“ Mitarbeiters schlüpft, um seinen eigenen Betrieb aus dieser Perspektive kennenzulernen.

Das Format kommt im Fernsehen auf eine recht hohe Zuschauerquote – in angepasster Form ist es durchaus für die Bankpraxis geeignet. In einer Reihe von Unternehmen „schafft“ der Chef schon heute immer mal wieder vor Ort. Einen Tag lang am Servicetelefon zu sitzen, kann die Augen öffnen. Durchaus denkbar auch in Sparkassen.

 

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ShipItDays: Verrückte Gedanken realisieren

New Work heißt auch, mit Erfolg verrückte Ideen zu realisieren.

An den ShipItDays befasst sich ein Team mit einem frei gewählten Thema. Mehrere Ideen werden – möglichst konkret – vorbereitet. Das Team ent­scheidet sich dann für eine dieser Alternativen. Ziel ist, am ShipItDay ein vorzeigbares (Zwischen-)Ergebnis „herzustellen“ für:

  • Ideen, für die sonst keine Zeit bleibt.
  • Probleme, die schon immer stören.
  • Verrückte Gedanken, die bisher niemand realisieren mochte.

Einziges Kriterium ist dabei, dass sich das Thema an einem Tag be­ar­beiten lässt. ShipItDays ohne Ergebnis sind ein Misserfolg. Doch auch das ist nur begrenzt schlimm: New Work bedeutet, Fehler machen zu dürfen, aber aus ihnen lernen zu müssen!

Was kann ich beim nächsten Mal besser machen? Lag es an der unzureichenden Vorbereitung, an falschen Methoden? Die Devise muss immer sein: scheitern – lernen – besser machen.

Brown Bag Meetings: Über ein aktuelles Thema reden

Themen-Lunches oder Themen-Apéros gibt es in einer Reihe von Unter­neh­men, Beratungen bieten solche Anlässe gerne für Kunden an. Das nützt auch der Akquise. Im agilen Umfeld heißen ähnliche Veranstal­tungen „Brown Bag Meetings“. Der Name kommt von den – oft – braunen Papiertüten, in denen man in den Vereinigten Staaten sein Sandwich bekommt.

Ein Brown Bag Meeting ist eine in der Sparkasse selbst kreierte Ver­anstaltung. Ein Mitarbeiter berichtet über ein aktuelles Projekt oder über ein Thema, das er für wichtig und spannend hält. Nach einem einführenden Vortrag wird offen über das Thema diskutiert. Dauer maximal eine Stunde.

Das Besondere an dieser Form ist neben dem Austausch die Gestaltung mit den Mitteln der Sparkasse oder des Teams. Jeder ist freiwillig dabei, kein besonderes Essen, keine externen Vortragenden – alles selbst gestaltet, flexibel, kurz und knackig. Natürlich mit einem Ziel.

Working Out Loud-Circle: Netzwerke transparenter machen

Ein weiteres Beispiel ist der „Working Out Loud-Circle“. Darunter zu verstehen ist eine Gruppe von etwa fünf Personen. Dieser Circle trifft sich einmal pro Woche für eine Stunde, maximal zwölf Wochen lang. Ziel ist, die Zusammenarbeit in einem Netzwerk offener zu gestalten und qualitativ zu verbessern. Es gibt fünf Grundsätze:

  • Mache Deine Arbeit sichtbar: Veröffentliche Ergebnisse.
  • Verbessere Deine Arbeit: Rückmeldung hilft.
  • Leiste Beiträge: Biete Hilfe an.
  • Baue ein Netzwerk auf: Beziehungen bringen Dich weiter.
  • Arbeite zielgerichtet: Nutze das Potenzial der Gemeinschaft.

Für jede Woche werden Aufgaben vorgegeben. Woche vier beispiels­weise steht unter dem Motto „Erlange Aufmerksamkeit“. In dem Treffen wird die in Abbildung 1 zu sehende Agenda bearbeitet.

Zum Punkt „Erlange Aufmerksamkeit“ gibt es diese Anregungen: Biete an, was Du interessant oder nützlich findest. Formuliere die Botschaft mit Aufmerksamkeit für den Empfänger (= benutze den Namen der Person. Erkläre, warum Du dabei an ihn/sie gedacht hast. Beschreibe den Vorteil für den Empfänger. Ende mit einer persönlichen Botschaft. Sei so kurz und präzise wie möglich).[2] In dieser Übung geht es also um die Verbesserung der partnerorientierten Kommunikation.

„Working Out Loud“ unterstützt Mitarbeiter systematisch mit den zentra­len Werkzeugen der gemeinsamen Arbeit im Team und über die Gren­zen von Teams hinweg.

Erfolgreiche New-Work-Instrumente

Einige Arbeitsprinzipien haben sich als hilfreich für die erfolgreiche Anwen­dung von New-Work-Methoden und das Arbeiten im Team herauskristallisiert:

  • Arbeit in gemischten Teams: Unterschiedliche Kenntnisse ergän­zen sich, Fortschritte sind schneller möglich, weil alles aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet wird.
  • Schrittweises Vorgehen und Feedback-Schleifen: „Release early, release often and listen to your customers“[3] heißt es in der Soft­ware-Entwicklung. Überprüfungen nach jedem Meilenstein sowie die enge Abstimmung mit Auftraggeber oder Kunden sind immer gut für ein passgenaues Ergebnis.
  • Tägliche Meetings: Zeiteffiziente, also kurze, dafür aber regelmä­ßige Treffen stellen sicher, dass jeder auf dem aktuellen Stand ist und der Austausch von Ideen beschleunigt wird.
  • Rückblicke: Ebenso wichtig sind regelmäßige in größeren Zeitab­ständen durchgeführte Reflexionen über Erreichtes, Anstehendes und mehr... „Lessons learned“ im festen Rhythmus. 
  • Merkmalgetriebenes Arbeiten: Qualität wird durch die Bedürfnisse der Kunden oder Auftraggeber definiert, das kann ich nur durch intensiven Austausch sicherstellen.
  • Co-location: Räumliche Nähe dient der Zusammenarbeit, Informa­tion fließt einfacher und schneller.
  • Offenes Arbeiten: Alle Schritte sind transparent: für jeden einseh­bare Arbeitspläne, (stolz) abgehakte Ziele, offene Fragen und auch Fehler als Lernschritte. Jeder profitiert von den Erkenntnissen, das Team wird besser.
  • Coaching: Coaches können Veränderungen entscheidend voran­brin­gen. Sie geben Echo und Ideen. Ihr Abstand bietet andere Sichtweisen.

Mit ein bisschen Fantasie und den nötigen Tools lassen sich all diese Schritte auch in den Zeiten von Homeoffice realisieren. Whiteboards, Meeting-Räume und mehr sollte jede gute Software-Ausstattung enthal­ten. Die gemeinsam geplante Zeit für Treffen – zumindest virtuell – kann sogar eine willkommene Unterbrechung der Einsamkeit vor dem Bild­schirm sein.

New Work: Mitarbeiter, Führung und die Organisation

New Work „lebt“ von flachen Hierarchien.

New Work ebnet den Weg zu flexibel und weitgehend autonom arbei­tenden Teams. Menschen übernehmen gerne Verantwortung und sind auch bereit, den berühmten Meter mehr zu gehen. Sie brauchen dazu nur Klarheit und Einigkeit über die Ziele und geeignete Unterstützung. Jedes Unternehmen profitiert von möglichst wenig Hierarchie, möglichst viel Eigeninitiative und maximaler Flexibilität. Je mehr auch Führungs­kräfte ihr Verständnis hin zum Coachen entwickeln, desto größer sind die Chancen, zukunftsorientierte Arbeitsformen mit verantwortlichen Teams erfolgreich in die Praxis umzusetzen.

New Work wird deshalb am besten durch diese Elemente unterstützt:

  • Flache Hierarchien;
  • aufgabenorientiert arbeitende Teams;
  • klare Rollen mit sauber definierten Verantwortlichkeiten;
  • über Funktionen hinweg gemischte Teams;
  • Entwicklung wichtiger Kompetenzen;
  • Entscheidungen auf Teamebene;
  • Fehlerkultur mit Lernorientierung;
  • Coaching und Entwicklungspartnerschaften;
  • Räume für den Austausch – physisch und virtuell.

Kommunikation ist der Schlüssel. Kommunikation zu zweit, in Teams und über Schnittstellen hinweg. Jeder redet bei Bedarf mit jedem.

Der offene Zugang zu Informationen ist ein weiteres Merkmal erfolgrei­cher Kommunikation. Die Planungen und die Fortschritte, die Leistungen und auch die Fehler – zugänglich für jeden.

Die Sparkasse stellt die notwendigen Werkzeuge (zum Beispiel Plattformen im Intranet oder Co-Working-Spaces) oder Kompetenzen (zum Beispiel durch Trainingsmaßnahmen oder Coachings) bereit.  

Fazit

Flexibel und schnell zu arbeiten bedeutet, Entscheidungen schnell zu treffen, die Bereitschaft, Fehler zu machen und dann einen neuen Anlauf zu wagen. Das machen am Markt bereits eine Reihe von Fintech-Unternehmen vor. Entwicklungen wie die Digitalisierung werden zu einer noch stärkeren Beschleunigung der Veränderung und zu weiterem Anwachsen der Komplexität führen. Sparkassen können in diesem Umfeld nur erfolgreich bleiben, wenn auch sie (noch) schneller und flexibler werden.

Autor
Reiner Neumann ist Trainer und Buchautor. Er berät auch viele Spar­kassen.

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[1] N.N.: Ab nach unten, Chef Abrufbar unter: www.t-online.de/finanzen/boerse/news/id_47703576/rtl-doku-undercover-boss-chefs-inkognito-in-der-eigenen-firma.html (zuletzt 20.Januar 2021)

[2] Nach: Stepper,J.: Working Out LOud. Circle Guide. Woche 4.  Abrufbar unter: static1.squarespace.com/static/5602f08de4b0cb7ca5d4a933/t/5cb65bb8ec212d234a38ce23/1555454904598/WOL+Circle+Guide+-+Week+4+v5.0+-+German.pdf  (zuletzt am 20.Januar 2021)

[3] Raymond,E.S.: The Cathedral and the Bazaar: musings on Linux and open source by an accidental revolutionary. Sebastopol (C.A.): 2001.
 

Reiner Neumann
– 12. Februar 2021