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Besprechungen – Zehn Tipps
Auf den Punkt gebracht
Meetings gelten bei vielen Mitarbeitern als „Zeitfresser“. Wie sich Besprechungen effizient und effektiv gestalten lassen.

1. Die Besprechung optimal vorbereiten

Gerade während der aktuellen Coronapandemie häufen sich die Meetings per Video und Telefon, weil persönliche, kurze Gespräche nicht mehr so einfach möglich sind. Eine optimale Vorbereitung ist indes der Schlüssel zu einer effizienten und effektiven Besprechung. Daher müssen alle Beteiligten über die Themen informiert sein und im Vorfeld alle relevanten Informationen erhalten. Zu klären sind darüber hinaus organisatorische Fragen, etwa wer moderiert und Protokoll führt.

2. Unnötige Sitzungen vermeiden

Um Informationen auszutauschen, muss nicht zwangsläufig eine Besprechung anberaumt werden. Möglicherweise reichen E-Mails oder Chats aus. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was eine Besprechung kostet, empfiehlt es sich, den Stundensatz der Teilnehmer zu berechnen und sich zu fragen, ob sich dafür eine Besprechung wirklich lohnt.

Um Mitarbeiter nicht zu langweilen, sollten nur die „relevanten“ Kollegen zu Besprechungen eingeladen werden.

3. Nur relevante Teilnehmer einladen

Das Sprichwort „weniger ist mehr“ gilt auch für Besprechungen. Denn je mehr Personen an einer Sitzung teilnehmen, desto weniger können sich an der Diskussion beteiligen. Daher sollten nur „relevante“ Personen eingeladen werden, die mit den betreffenden Themen befasst sind.

4. Keine Bleibepflicht bis zum Ende der Besprechung

Möglicherweise stellen Teilnehmer während eines Treffens fest, dass sie fehl am Platz sind. In diesem Fall sollten sie die Gelegenheit haben, die Besprechung zu verlassen, und zwar ohne Rechtfertigung.

5. Nach dem Grundsatz KISS verfahren: Keep it short and simple

Eine straffe Zeitvorgabe ist aus zwei Gründen sinnvoll. Zum einen benötigt nicht jede Sitzung eine Stunde oder länger. Zum anderen tendieren Menschen dazu, am besten unter einem gewissen Zeitdruck zu arbeiten. Um zu vermeiden, dass sich die Teilnehmer zu lange mit einzelnen Themen beschäftigen, bietet sich bei persönlichen Meetings beispielsweise ein „Trick“ an, der bei der Projektmanagement-Methode Scrum Verwendung findet: Die täglichen Daily-Scrum-Meetings finden im Stehen statt.

Sind die Besprechungen zu lang, läuft man Gefahr, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer übermäßig zu strapazieren.

6. Sich auf drei bis fünf Themen konzentrieren

Wer in einer Besprechung zu viele Themen auf die Tagesordnung setzt, läuft Gefahr, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer übermäßig zu strapazieren. Daher nur drei bis fünf Kernthemen aufgreifen und andere Punkte in einer Kategorie „Sonstiges“ zusammenfassen. Diese weniger relevanten Fragen können auch bei einer Folgesitzung diskutiert werden.

7. Stringentes Zeitmanagement einführen

Zeit ist kostbar. Vor allem die von Führungskräften und Board-Mitgliedern. Daher ist es wichtig, pünktlich mit einer Besprechung zu beginnen. Nachzügler müssen eben auf diese Weise lernen, dass „Pünktlichkeit die Höflichkeit der Könige ist“, wie es der französische König Ludwig XVIII. formulierte. Diese Höflichkeit erfordert es zudem, eine Sitzung pünktlich zu beenden.

8. Einzeldiskussionen verhindern und auf Themen fokussieren

Es kommt immer wieder einmal vor, dass zwei Teilnehmer im Rahmen einer Besprechung eine separate Diskussion beginnen. Solche Einzeldebatten sollten unterbunden werden. Sonst besteht die Gefahr, dass die anderen Beteiligten warten müssen und wertvolle Zeit verloren geht. Das Gleiche gilt, wenn Teilnehmer vom Thema abschweifen.

Einzeldebatten sollten unterbunden werden. Sonst besteht die Gefahr, dass die anderen Beteiligten warten müssen und wertvolle Zeit verloren geht.

9. Keine Mobiltelefone und Notebooks zulassen

Auch wenn es schwer durchzusetzen ist: Teilnehmer sollten während der Besprechung darauf verzichten, ihr Smartphone oder Notebook zu verwenden. Das kommt der Produktivität zugute.

10. Aktionspunkte und Follow-ups festlegen

Bei Abschluss jedes Themas auf der Tagesordnung sollten die Haupt- und Aktionspunkte fixiert werden. Dazu zählt auch, wer für bestimmte Aktionen zuständig ist. Diese Informationen werden in das Protokoll der Sitzung aufgenommen. Wichtig ist zudem, die Umsetzung der Beschlüsse zu überprüfen.

Abschluss-Tipp: Sitzungsregeln implementieren

Zum Abschluss noch folgender Tipp: Es ist eine Überlegung wert, Sitzungsregeln festzulegen. Wichtig dabei ist, dass alle Teilnehmer von Besprechungen Vorschläge für solche Regeln einbringen können. Das stärkt den Zusammenhalt von Teams. Außerdem sollten diese Vorgaben „kurz und knackig“ formuliert sein. Und wenn das Regelwerk zudem aus wenigen, einprägsamen Grundsätzen besteht, sind die Voraussetzungen gegeben, um im Unternehmen eine positive Meeting-Kultur aufzubauen.

Zum Autoren

Philipp Mühlenkord ist Marketing Director DACH bei Diligent / Brainloop – einem Anbieter für Cloud-basierte Lösungen für die sichere Zusammenarbeit an sensiblen Dokumenten im Unternehmen und darüber hinaus. Brainloop zählt mittelständische Unternehmen sowie internationale Konzerne zu seinen Kunden.

Philipp Mühlenkord, Brainloop
– 9. Februar 2021