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Intern informieren
Der Mix macht’s
Wie die Finanz Informatik in der Coronakommunikation Formate und Kanäle miteinander verzahnt.

Als systemrelevante Infrastruktur konnte die Finanz Informatik (FI) bereits zu Beginn der Pandemie auf ihre Notfallpläne aufsetzen. Diese sehen eine frühzeitige Information von Mitarbeitern und Führungskräften per Internet oder Mail vor, etwa zu Verhaltens- und Vorgehensweisen.

Doch während solche Notfallsituationen bisher selten und nur von kurzer Dauer waren, bildet Corona eine dauerhafte Rahmenbedingung für das Arbeiten der Mitarbeiter, die es kommunikativ zu begleiten gilt. Obwohl die FI in weiten Teilen in der Lage ist, auch lange Zeit remote zu arbeiten, wächst mit der Dauer die Gefahr, dass gerade Projekt- und Planungsarbeiten nicht mehr effektiv und effizient ablaufen und der Zusammenhalt leidet.

Daher kommen der internen Kommunikation in der Coronazeit mehrere Aufgaben zu:

  • Mitarbeiter und Führungskräfte umfassend und zeitnah informieren und sicherstellen, dass diese die Gründe für neue Regelungen verstehen, nachvollziehen können und aktiv beitragen, das Infektionsgeschehen einzudämmen.
  • Hybrides Führen und Arbeiten unterstützen.
  • Gesundheitliche Präventions- und Unterstützungsmaßnahmen für Mitarbeiter und deren Familien bekannt machen.
  • Das Gemeinschafts- und Verbundenheitsgefühl der Mitarbeiter stärken.

Über aktuelle Regelungen und die Einschätzung der Risikolage geben anlass­bezogene Informationen an die Mitarbeiter Aufschluss – inzwischen über 50. Parallel werden auf einer Übersichtsseite im Intranet alle relevanten Informationen dargestellt: Infektionszahlen, Regelungsdokumente und umfangreiche FAQ-Listen, etwa zu Meldeketten, Reisen in Risikogebiete oder der Arbeit vor Ort.

Für Führungskräfte wird ein wöchentliches Briefing erstellt, das neben einem Lagebericht zusätzliche Inhalte und Best Practices etwa rund um das hybride Führen umfasst. Die Inhalte lassen sich in Team- oder Bereichsmeetings einsetzen. Alle vier bis sechs Wochen tauschen sich überdies Geschäftsführung und alle Führungskräfte in einer virtuellen Konferenz zur aktuellen Entwicklung aus.

Fitnesstipps und Film-Empfehlungen

Angelehnt an die #gemeinsamdadurch-Kampagne der Sparkassen wurde der Hashtag auch zum Titel eines weiteren Bereichs im Intranet, in dem es um weiche Themen und Herausforderungen geht. Hier finden sich Angebote zu Gesundheits- und auch psychologischer Beratung sowie Fitnesstipps und coronakonforme Aktivitäten des FI-Sportvereins.

Zudem gibt es Tipps von Kollegen für Kollegen: Film-Empfehlungen, Basteltipps für Kinder, Kochrezepte oder Erfahrungsberichte aus dem Homeoffice. Zudem werden Hilfen für ein optimales digitales Arbeitsumfeld zu Hause und für Kollaborationswerkzeuge wie Skype oder Sharepoint gegeben.

Damit liefert die interne Kommunikation Plattformen und Formate, die vor allem von Stakeholdern wie dem betrieblichen Gesundheitsmanagement, der Personal­entwicklung, dem FI-Sport oder von engagierten Mitarbeitern bespielt werden. Hier gilt es zu koordinieren und Impulse zu geben – etwa zur Frage, wie man eine virtuelle Weihnachtsfeier gestaltet. Nur so lassen sich die Themen in ihrer Breite und Tiefe abbilden und das Engagement der Fachabteilungen optimal nutzen.

Die interne Kommunikation begleitet Veranstaltungen, die bisher als Präsenz­veranstaltungen zum Gemeinschaftsgefühl beigetragen haben. Der Welcome Day für neue Mitarbeiter wurde aus einem virtuellen Studio übertragen. Anstatt realer Laufveranstaltungen gab es einen virtuellen FI-Run; für die Bundesliga gab es ein virtuelles Tippspiel mit mehr als 400 Mitspielern.

Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten am Freitagnachmittag jeweils eine Mail mit einer kompakten Zusammenfassung der wichtigsten Nachrichten und Themen der abgelaufenen Woche.

Michael Heinemann, Leiter des Zentralstabs der Geschäftsführung bei der Finanz Informatik.

Die breit angelegte Kommunikation wurde bisher sehr positiv aufgenommen. Als Erfolgsfaktor hat sich erwiesen, die Informationen zur Pandemielage und der Vorkehrungen und Maßnahmen umfassend, transparent und zeitnah zu kommunizieren, ausführlich zu begründen und wertschätzend zu agieren.

Hier hat sich die Abstimmung der Kommunikation im Kreis von Risiko- und Facility-Management sowie der Personalabteilung bewährt.

Michael Heinemann, FI
– 1. Dezember 2020